HR-бюджет: що це таке і як його скласти

Помилки в HR-бюджеті майже завжди призводять до двох сценаріїв: або компанія витрачає більше, ніж може собі дозволити, або економить там, де це б’є по ефективності та утриманню людей.

У цьому матеріалі розберемо, як формується HR бюджет, які підходи до планування існують і які витрати найчастіше недооцінюють.

Що таке HR-бюджет

HR-бюджет — це план витрат на співробітників та всі супутні процеси: від онбордингу до бонусів і корпоративів. Його головна мета – не витратити зайвого, але й не заощадити там, де цього робити не варто. Зазвичай бюджетування для HR буває двох видів:

1. Додатковий бюджет — це коли ви аналізуєте витрати минулого року та коригуєте їх, додаючи підвищення зарплат, нові програми навчання тощо.
2. Бюджет з нуля — коли компанія різко змінює стратегію, зростає або створює новий HR-відділ, а всі витрати плануються заново.

Оберіть той формат, який підходить вашій компанії найбільше. А тепер подивімося, що обов’язково має бути в HR-бюджеті.

5 ключових витрат при розрахунку HR-бюджету

HR-бюджет рідко ламається через одну велику помилку. Найчастіше проблема в дрібницях: кілька не врахованих статей витрат — і вже за пів року доводиться екстрено перерозподіляти кошти. Щоб цього уникнути, важливо з самого початку бачити повну картину HR-витрат і працювати з ними системно.

Саме для цього існують HRM-системи на кшталт HURMA — вони допомагають зібрати всі HR-процеси в одному місці та не втрачати витрати між рекрутингом, розвитком, компенсаціями й автоматизацією.

1. Найм нових співробітників

Кожен новий співробітник — це інвестиція, і вона починається ще до його першого робочого дня. Ось на що потрібно закладати кошти:

• оплата оголошень про вакансії на сайтах і соціальних мережах;
• витрати на проведення співбесід та тестувань;
• перевірка бекграунду кандидатів;
• адаптація нових співробітників, тренінги та менторство;
• витрати на релокацію або забезпечення комфортної віддаленої роботи.

HURMA має вбудований модуль рекрутингу, який дозволяє автоматизувати публікацію вакансій, збір кандидатів та їх відбір за ключовими параметрами.

Це дозволяє зменшити ручну роботу рекрутерів і точніше прогнозувати вартість найму, а отже — закладати в HR-бюджет реальні, а не приблизні цифри.

2. Онбординг нових співробітників: прихована, але критична стаття витрат

Онбординг часто недооцінюють у HR-бюджеті, хоча саме в перші тижні роботи компанія несе найбільші непрямі витрати. Якщо процес адаптації неструктурований, бізнес платить за це повторним наймом і втратою продуктивності.

У витрати на онбординг варто включати:

• час HR і керівників на супровід новачка;
• підготовку доступів, документів і робочого середовища;
• навчальні матеріали та внутрішні інструкції;
• менторство або shadowing у перші тижні;
• інструменти для комунікації та зворотного зв’язку.

Структурований онбординг у HURMA допомагає стандартизувати ці процеси та контролювати етапи адаптації:

Для HR-бюджету це означає менше втрат через передчасні звільнення і більш прогнозовані витрати на введення нових співробітників у роботу.

3. Навчання та розвиток команди, щоб отримати максимум

Співробітники, які не знають про свої точки зросту і не використовують їх, рано чи пізно залишать компанію. Щоб вони прокачали себе, плануйте витрати на:

• обов’язкове навчання для новачків;
• усунення прогалин у навичках через курси та тренінги;
• сертифікаційні програми;
• підписку на онлайн-курси та професійні платформи;
• впровадження внутрішніх систем навчання.

4. Професійний розвиток HR-команди

HR-фахівці теж потребують розвитку або простору, де можна обмінюватися досвідом. Інвестуйте в розвиток вашої команди:

• ліцензії на платформи для HR-освіти;
• сертифікацію та підвищення кваліфікації;
• участь у конференціях та форумах;
• HR-коучинг і наставництво;
• HR-системи для автоматизації.

Спробуйте HURMA Community, спільноту, що об'єднує HR та рекрутерів з усієї країни для ефективного нетворкінгу. На платформі регулярно зʼявляються найактуальніші дослідження, звіти та джерела з корисною інформацією на провідні теми, а також безліч онлайн вебінарів та воркшопів для продуктивного розвитку серед своїх.

5. Компенсації та бонуси

Щоб співробітники залишалися з вами, потрібно піклуватися про їхній добробут:

• гідні зарплати;
• медичне страхування;
• бонуси та премії;
• пенсійні програми;
• оплачувані відпустки та лікарняні.

Автоматизуйте процес розрахунку зарплат та бонусів за допомогою пейрол HURMA, щоб уникнути помилок.

Для HR-бюджету це важливо, адже дозволяє точніше планувати фонд оплати праці та уникати неочікуваних перевитрат. А ще це помітно заощаджує час:

Усі графіки, запити, зміни, взаємодія з різними підрозділами – час роботи скоротився втричі. Раніше розрахунок зарплат тривав 15 днів, зараз — максимум 5. Це колосальна економія часу й значне зниження ризику помилок.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7 у кейсі HURMA

Як скласти HR-бюджет: покрокова стратегія

Базова, але робоча логіка, яка допомагає утримувати контроль над бюджетом протягом року.

Визначте цілі бізнесу і роль HR у їх досягненні

Починати HR-бюджет варто не з цифр, а з бізнес-цілей. Компанія планує масштабування, оптимізацію витрат чи фокус на утриманні ключових співробітників? Від відповіді на це питання залежить, на що саме HR має закладати кошти: активний найм, розвиток команди, онбординг або програми залученості.

Проаналізуйте торішній HR-бюджет

Подивіться не лише на загальну суму витрат, а й на їх ефективність. Які статті дали результат, а які не вплинули на показники? Де були перевитрати, а де — недофінансування? Такий аналіз допомагає уникнути механічного копіювання бюджету з року в рік.

Спрогнозуйте потреби в персоналі

HR-бюджет напряму залежить від планів щодо команди. Варто заздалегідь визначити:

• чи зростатиме штат;
• які ролі доведеться закривати;
• де можливі заміни через плинність;
• які команди потребуватимуть посиленого онбордингу або навчання.

Це дозволяє закласти не лише витрати на найм, а й пов’язані з ним процеси.

Працюйте з аналітикою, а не припущеннями

Інтуїтивні оцінки — одна з головних причин помилок у HR-бюджеті. HR-метрики (плинність, вартість найму, час адаптації, фонд оплати праці) дають змогу приймати рішення на основі фактів, а не відчуттів.

Закладіть резервний фонд

Навіть найточніший HR-бюджет не врахує всіх змін. Раптовий найм, додаткове навчання, перегляд компенсацій або термінова автоматизація — усе це потребує фінансового запасу. Резервний фонд знімає напругу й дозволяє реагувати на зміни структуровано.

Підсумуємо

Щоб гроші не закінчувалися посеред року, важливо планувати витрати системно: від найму й онбордингу до розвитку команди, компенсацій і автоматизації. А коли всі HR-процеси зведені в єдину систему, бюджет стає прозорим, прогнозованим і керованим.

Щоб побачити, як це працює на практиці, спробуйте демо HURMA — і сплануйте HR бюджет на основі реальних даних, а не припущень.